07.09.2022

Vielleicht kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor: Von heute auf morgen fällt die leitende Person eines kleineren Industriebetriebs krankheitsbedingt für mehrere Monate aus. Neben den typischen Führungsaufgaben war sie für die Kostenkalkulation, den Ressourceneinsatz, das Controlling, die Terminplanung oder die Abstimmungen mit den Kunden verantwortlich. Aufgaben, die andere Mitarbeitende nur teilweise übernehmen bzw. kompensieren können. Was tun, damit der Ausfall nicht zu einem ernsten Problem für das Unternehmen wird?

Um diese und ähnliche Fälle zu kompensieren, ist es für KMUs unerlässlich, Wissensmanagement zu betreiben. Darunter versteht man die systematische Konservierung relevanten Wissens, bezogen auf konkrete Tätigkeiten, Aufgaben und Abläufe. Für KMU ist das unternehmensspezifische Wissen der Mitarbeitenden von unschätzbarem Wert und zugleich ihr wertvollstes Kapital. Damit dieses Know-how nicht verloren geht, braucht es Methoden und Strategien, um Wissen zu sichern, sinnvoll aufzubereiten und alltagspraktikabel weiterzugeben.

Ein wesentlicher Bestandteil der Sicherung von Wissen ist die Verknüpfung von Wissensmanagement und Personalmanagement. Eine zentrale Aufgabe von Personalverantwortlichen besteht darin, Informationen unter Berücksichtigung der Unternehmensziele mit der Geschäftsführung abzustimmen. Wissen im Unternehmen soll nicht nur sichtbar gemacht und gefördert werden. Auch die Potenziale gilt es zu nutzen. Notwendige Fragen lauten: Wie identifizieren wir die Wissensträger? Wie bringen wir die internen Expert:innen zusammen? Wie schaffen wir Umgebungen für den Austausch von Wissen? Wo und wie speichern, verwalten und dokumentieren wir Wissen?

Konkrete Ansätze für Personalverantwortliche

Um Antworten auf die vorangestellten Fragen zu erhalten und Handlungsoptionen für KMU sichtbar zu machen, lohnt sich ein Blick auf den Lebenszyklus von Mitarbeitenden. Vereinfacht dargestellt besteht dieser aus 3 wesentlichen Phasen: Rekrutierung, Entwicklung bzw. Bindung und Verabschiedung. In allen 3 Phasen finden sich praktikable Ansätze, um Methoden des Wissensmanagements einzusetzen.

Spätestens bei einer Unternehmensexpansion oder wenn Wissenslücken durch das Ausscheiden von Mitarbeitenden entstehen, sollten neue Wissensträger diese füllen. Für viele KMU ist das nach wie vor eine Herausforderung, denn sie haben nicht die gleichen Ressourcen wie große Unternehmen, wenn es um die Gewinnung von neuen Mitarbeitenden geht. Ohne Zweifel erschwert der Fachkräftemangel die Situation zusätzlich. Daher lohnt sich oft ein Blick auf innerbetriebliche Prozesse, um weitere Gestaltungsspielräume auszuloten. Genauso wie sich Unternehmen Gedanken über den Kunden machen sollten, der am besten zur angebotenen Dienstleistung oder dem angebotenen Produkt passt, so sollten sie sich auch fragen, welches Personal benötigt wird, um diese Dienstleistung effektiv erbringen zu können oder dieses Produkt effizient herstellen zu können. Um es kurz zu fassen: Für ein erfolgreiches Recruiting sollten KMU schon vorab eine genaue Vorstellung von den gewünschten Qualifikationen und Eigenschaften des gesuchten Personals haben.

Um neues Personal effektiv in das Unternehmen zu integrieren, ist es nötig, vorhandenes Wissen über die Prozesse der Personalgewinnung in eine explizite Form zu bringen, d. h. dieses Wissen so sichtbar zu machen, dass es für andere greifbar ist, z. B. in Form von Arbeitsanweisungen oder dokumentierten Abläufen.

Auch in den Phasen der Personalentwicklung oder beim Austritt von Mitarbeitenden können praktikable Methoden des Wissensmanagements unterstützen. Nutzen KMU die Chance, Instrumente des Wissensmanagements ganzheitlich in ihre Personalarbeit zu integrieren, so werden sie auf Dauer als selbstverständlich angenommen und wie alle Abläufe bzw. Vorgänge im Unternehmen verinnerlicht.

In unserem ZMV-Workshop „ZMV-Wissenslabor: Erste Schritte und Tools für die Einführung von Wissensmanagement“ diskutieren wir gemeinsam mit Ihnen die vorgestellten Aspekte des Wissensmanagements im Kontext der Personalarbeit und erarbeiten Methoden, die leicht in Ihr Tagesgeschäft integrierbar und einfach umsetzbar sind.

Sie sind Führungskraft oder verantworten die Leitung der Personalabteilung in einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen und möchten mehr über Wissensmanagement in KMU erfahren?

Schreiben Sie uns an oder melden Sie sich direkt für die Workshops an: www.zukunftszentrum-mv.de/lernen/wissenslabor